新生活が始まり、ようやくちょっと慣れてきたかな、というころ。
はじめてのお給料である、初任給がもらえます。
何に使うか、貯金はどうするか、いろいろ迷いながら目にするのが…給与明細です。
なんとなく捨ててはいけない感じがしますが、取っておくとなるとかなりの量です。
指導役の先輩に聞いてみることにしました。
たしかに量はどんどん増えていくけど、大事なものだからきちんと取っておこうね。
働くたびにもらうことになる給与明細…正しく保管しておきたいですね。
そこで今回は給与明細について…
- 保管しておいたほうがいい？理由はどうして？？
- 保管方法はどうする？どれくらい取っておく？
- もしもなくしちゃったら、再発行はできる？
ということについてご説明します。
給与明細は保管したほうがいいの？
結論から言うと…給与明細は保管しておきましょう！！
捨てずにしっかりとっておくべきものなんです。
でも、他にもいろいろと金額が入っているでしょう。
給与明細には大事なことがいろいろ書いてあるんだよ。
給与明細の重要な役割は、「証明書」なんです。
もっと細かくいうと、「税金や社会保険料を支払った（あるいはあなたが受け取った）」ということを証明してくれます。
給与明細には何が書いてある？
どんなときに必要になるか…という説明の前に、まず給与明細を見てみましょう。
その差額の内訳ですが…
- 税金（住民税、所得税）
- 社会保険料（厚生年金と健康保険料、雇用保険に加え、40歳以上の場合は介護保険）
こうして差し引かれた保険料や税金ですが、これは本来あなたが支払わなければなりません。
ですがこれを会社が天引きし、まとめて支払ってくれています。
その額が給与明細に記載されているんですね。
これにより、給与明細が「税金や社会保険料を支払った」という証明書になるんです。
給与明細が必要になるとき
たとえばどういうときにその証明が必要になるんですか？
もし、残業代や交通費が正確に支払われていなかったら…？
そして退職時、雇用保険や年金をもらおうとしたとき、どのくらいの期間支払っているか…？
前者のような会社のミスであったり、後者のように支払っていたことを役所などに対し自分で証明をする必要がある場合があるんです。
たとえば、雇用保険や年金をどれくらいの期間支払っていたかですが、正しく支払っていることが証明できないと、失業保険や年金が正しくもらえないことも…。
保管方法はどうする？どれくらい取っておく？
でも、どれくらい残しておくべきなんでしょう？
未払いの給与（計算ミス等で天引きされてしまったものなども）や残業代の未払いについては、請求期間が2年となっています。
なので、2年を過ぎたら捨ててしまう、という人が比較的多いです。
専用のファイルや箱を作り、そこに毎月投げ入れていく…というのが一番楽ですが、保管方法としてはどこにいつのものがあるかわかりづらく、整理する際に面倒です。
あとあと探しやすく、整理しやすいように以下の2つの方法をオススメしています。
- ファイルで保存
- 画像で保存
ファイルで保存する
給与明細の形は千差万別です。
筆者は学生時代のアルバイトも含め3社務めましたが、A4サイズを細長く切ってあるものやA5サイズなど、全部違う形でした。
そのため、給与明細「専用」の保管ファイルというのも売られていません。
いくつかオススメのファイルをご紹介します。
※商品の価格は予告なく変更されていたり店舗によって異なりますのでご注意ください！
キングジム ドキュメントファイル ルーセント 2278 A4 グレー
13の間仕切りがついたドキュメントケースです。
見出しがついているのでぱっと見たときにわかりやすく、取り出しやすくなっています。
仕切りの中にぽいぽい放り込めばいいので、私は気に入って使っていました。
コクヨ 領収書・明細ファイル グレー 24ポケットラ-YR510M
A4のページにポケットが2つついているタイプのファイルです。
24ポケットあるので、2年分の給与明細をぴったりの枚数で保管することができます。
見開きになるので、ぱっと中身を確認できるのがいいですね。
賞与明細や源泉徴収票など、ほかにも収納したいものがある場合は48ポケットのものもあるので、そちらをオススメします。
画像データにして保存
こちらは紙媒体の方を処分してしまい、書類自体をデータとして保存する方法です。
給与明細を写真に撮ったりスキャンするなどして、画像データをスマホやパソコンに保存しておきます。
この方法ですと場所をとらなくて済むので省スペースにもなります。
給与明細を無くした場合！再発行はできる？
実は、いままでしていたアルバイトの給与明細を全部捨てちゃってました！再発行はできるんですか？
給与明細を発行した会社側は、データであったり紙であったり、どんな形であれ給与データは保管しています。
そのため、基本的には再発行してくれるケースの方が多いようです。
ただし以下の場合は断られてしまう可能性もあります。
- 3年以上前の給与明細を請求したい場合
- 給与データの作成を外部に依頼している場合
ダメな理由を一つずつ見ていきましょう。
3年以上前の給与明細を請求したい場合
給与明細の元データとなる給与台帳ですが、3年間の保管義務があります。
そのため企業によっては3年経つと廃棄してしまうこともあり、そうなるとそれ以上前の給与明細の請求は難しくなるでしょう。
給与データの作成を外部に依頼している場合
給与計算を外部に委託している場合、会社側に費用が発生してしまう場合も…
そうなってくると、断られてしまう可能性があります。
会社にとって、給与明細の発行は義務ですが、再発行の義務はありません。
再発行は給与担当者の時間を割いてもらうことになりますので気をつけてくださいね！
最後に
今回のまとめです。
- 給与明細は税金や社会保険料を支払ったという証明書。すぐに捨ててはダメ！
- 最低でも2年間、ファイリングしたり画像データに残すなどして保管。
- 再発行は基本的には対応してくれるが、企業によってはしてくれないことも。
給与明細は手取り額だけしてポイ、という方、結構多いようです。
あとあと何かあったときに証明できるよう、しっかり手元に保管しておきたいですね。
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