就活シーズン、失敗したくないですよね!数多くのメンバーの中から勝ち抜くには、ちょっとした差だったりします。その、人とちょっと差をつけるのは、意外と基本的な一般常識だったり。

私も、就活を勝ち抜いてきた過去がありますが、後から上司に聞いたところ、決め手は何気ない電話対応だったと言われびっくり。

今回は、そんな役立つ、知らないと恥ずかしい就活の電話での面接予約で書ける前にしておきたい準備や就職してからも役立つ基礎知識や例文について、少しでもあなたのお役にたてるようご説明したいと思います。

これでバッチリ!就活の第一関門!電話での面接予約の極意をお伝えします!


就活で企業に面接予約の電話!かける前にしておきたい準備は?

就活で面接予約の電話をかける必要があるんですが、緊張してドキドキします。失敗しないよう準備するべきことはありますか?
電話での印象は後まで強く残ったりします。失敗したくないですよね。かける前にしておきたい準備、注意点ををご説明します。

準備しておきたいもの

  • 話す内容を箇条書きにしたメモ(聞きたいことをまとめておく)
  • メモ帳
  • ペン
  • カレンダーがついた手帳

まず、話す内容をまとめてスムーズに通話を終える必要があります。何をどの順番で話さなければならないのか?考えをまとめ、相手から指定された時にすぐに書き留められるよう前もってメモ帳、ペン、急な日にち指定などに備え、カレンダーが付いた手帳は必須です。

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静かな環境で

周りの雑音は、自分自身気にならなくても、相手の場合不快でしかありません。静かな環境で、自宅の場合はTVの電源を切り、かけましょう。

携帯電話の場合に注意したいこと

  • バッテリーの確認
  • 電波状況の確認
  • 非通知解除

通話途中でバッテリー切れや電波が弱く、途中で切れてしまったら最悪です。企業側からしたら失礼このうえありません。面接を受ける前に「ナシ」と烙印を押されるようなものです。また、相手から折り返しかかってくる場合もあります。非通知設定を解除し、留守電機能もONにしておきましょう。

就職してからも使える!基本的な電話マナー

知っておいて損はない、基本的な電話のマナーなどあれば教えて下さい。
基本的な電話のマナーは就活にはもちろん、就職してからも役立ちます。いくつかに分け、ご説明します。

電話をかける時間

企業の都合を考慮する必要があります。以下の時間帯は避けましょう。
  • 始業時間の直前や直後
  • 昼休み中
  • 就業時間直前直後

始業時間の直前や直後は何かとバタついています。朝礼やメールチェック等、やることが多いものです。お手間は取らせないようにするのが心遣いです。また、昼休み中は出払っていて。伝言を頼むことになり、二度手間でもありますし、伝達ミスで伝わらないこともありがちです。

同様に、就業時間の直前直後は避けましょう。

14時~16時または、午前中11時前後が良いでしょう。

はっきりした声で話す

モゾモゾと話しても聞き取りにくく、もう一度言ってくださいと聞き直されるはめに。時間の無駄でもありますし、忙しいと相手にとってはイライラの原因ともなります。普段からはっきりした声で話すことを心掛けましょう。

相手の状況を確認する

自分の用件を話す前に、まず相手の状況を確認し、今電話をしても大丈夫な状況にあるのかどうか?相手の都合を確認する心遣いが大切です。

用件を伝える時のポイント

普段の電話なら「もしもし」や「○○と申します」と名乗ることで電話をスタートすることが多いと思うんですが、まずは「お世話になります」「お世話になっております」一言挨拶を述べた後に自分の名前を名乗るのが礼儀です。

  • 初回の場合は「お世話になります。○○ ○○と申します。(どういう用件)でお電話致しました。」
  • 2度目以降の場合は「お世話になっております。○○ ○○と申します。先日は(どういう用件)でお世話になりました。本日は・・・」

以上のように、挨拶→名乗る→用件、もしくは挨拶→名乗る→お礼→用件・・・という順番で話すと良いでしょう。

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相手から言われたことは復唱する

聞き逃し、二度聞きは厳禁です。相手から言われた重要なポイント(日時・場所・持ち物など)ことは復唱し、確認するのがマナーで、失敗防止ともなり、スムーズです。

電話を切る時の注意点

電話を切る時はお礼を述べましょう。「ありがとうございました」「失礼します」その一言が礼儀でもあります。必ず相手が切ったことを確認して受話器を置きましょう。

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電話で面接予約をする場合のそのまま使える例文!

実際どういう流れで話せばいいのか・・・例文などあれば教えて下さい。
就活で電話で面接の予約をする場合、そのまま話せば失敗のない例文をご説明します。

「お世話になります。○○大学○年の○○ ○○と申します。お忙しい所申し訳ございません。面接担当の○○さんいらっしゃいますでしょうか?」

その方が担当の方であれば。

「面接の件でお電話致しました。今お時間よろしいでしょうか?」

「用件を話す」

「○月○日、○時ですね。(復唱)当日宜しくお願い致します。本日はお忙しい中お時間を頂きありがとうございました。失礼致します。」

このような流れで話すとスムーズでしょう。

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何から何まで大変勉強になりました。教えて頂いたことを今回の就活だけでなく、今後にも活かしたいと思います。ありがとうございました。

最後に

  • メモを取れる手帳やペンを用意
  • 雑音が入らぬよう、携帯の場合は重電や電波設定にも注意
  • 電話をかける時間を相手の都合に合わせる
  • 前後の挨拶を忘れないように
  • 言われたことを復唱、お礼を述べる

たかが電話、されど電話。電話は面接前の第一印象でもあり、「ああ、あの電話で感じが良かった子」と印象に残ることもあります。

基本のマナーさえ覚えて置いたら一生役立ちますので、基本はこの機会に抑えておきましょう。

 



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