年末になると、あらゆるところで忘年会が開催されます。「会社」や「友人」、「親戚」などなど。そんな忘年会で幹事をされたことは有りますか?

私も昔、仕事をしていた時に幹事をしたことがありますが、本当に大変!普段の飲み会の幹事も大変ですが、忘年会はビッグイベントですから周りの人の意気込みや参加人数も普通の忘年会よりもすごくなりやすいんですよね。

そんな忘年会の幹事を任されるかもしれない、そこのあなた!予約をすること1つでも、前もって必要な知識があるんですよ~!

  • いつから予約出来るのか
  • いつまでに予約をしたら良いのか
  • 電話でどんなことを確認したらいいのか

についても触れています。

新入社員の皆さん、若手の社員の方、今年初めて幹事をされる方、必見!是非最後までご覧ください!

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忘年会の会場の予約はいつからできる?

女性A
忘年会の予約はいつから出来ますか?
クマの子クマ子
忘年会の予約について以下にまとめました!参考にして下さいね。
  • 居酒屋などのカジュアルな会場
    • 大人数:2ヶ月前
    • 少人数:1ヶ月前
  • ホテルなどのフォーマルな会場
    • 2ヶ月前にはおさえておく
  • 人気店を会場にしたい場合
    • 2ヶ月前にはおさえておく(お店の人気度合いにより異なる)

 

最近では、比較的時期を早めて忘年会をされるところもあるようです。早めの時期の忘年会だと予約が取りやすいかもしれませんね。

最も予約が多い時期は開催日の2~3週間前です!

クマの子クマ子
ちなみに忘年会の開催日のピークは毎年12月中旬!

会社での忘年会は金曜日に、プライベートな忘年会は土曜日におこなわれることが多いようですよ。

そこから逆算すると、2~3週間前ということは12月初めにどこのお店も予約が集中するということですね。

その次に多いのが「開催日の1ヶ月前に予約」でした。それよりも前にしていたら、安心と言えるでしょう。人気店の場合、もっと前から予約も出来るかもしれませんので、前もって確認するほうが良いでしょう。

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予約をする前に!お店側に確認しておきたいこと12個!

女性A
お店に予約をする際に確認しておきたいことは何ですか?
クマの子クマ子
いまから、12個ご紹介しますね!
  1. 最大何名まで、お店に入れるか。
  2. HPに掲載されている、料理のコースやプランなどの予約ができるか。
  3. 料理のプランや飲み放題の金額はいくらか。
  4. クーポンは使用できるか。
  5. いつまでに人数を確定しておいたほうがいいか。
  6. 人数変更になる場合の連絡期限はいつか。
  7. キャンセル料はいくらか。
  8. 開始や終了が遅れるときにどんな対応になるのか。
  9. 小道具は何かレンタルできるか。
  10. イベント(出し物)が出来るか。
  11. テーブルが移動できるか。
  12. 帰りの車の手配などはどうするか、またはバスなどでの送迎があるか。
クマの子クマ子
細かく説明が必要なところだけ説明を入れていきますね!

人数の確定について

お店には今の現時点で、「最大どれくらいの人数になりそうか」を伝えると話が早くなると思いますよ。

「来れる人数」+「未定の人数」=「最大の人数」です。

そして、いつまでに人数を確定すれば良いかが分かれば、「参加するか否かの返事をその前までに貰えばいい」ことになります。私のオススメは、人数を確定しないといけない日より3日前くらいを返事の締め切りにすることです。

料理について

料理は自分で決めても良い場合もありますが、オススメはアンケートを取ること!自分が勝手に決めたと思われないようにしましょう!

そして、もし、アンケートで決まったにも関わらず、「どうしてもそれは食べたくない」や「アレルギーなどで食べられない」方にも食べられるメニューを出してもらえるかについても確認しておいたほうが良いかもしれませんね。

ドリンクについて

ドリンクもお酒を飲みたい方とそうでない方、両方がいらっしゃいます。その為にも、参加者に「お酒を飲まれる方がどれくらいいるか」や「お酒を飲めない人のためにソフトドリンクの用意があるか」を確認すると良いでしょう。

クマの子クマ子
飲まれる方が多いと飲み放題の方が安く、飲まれない方が多い時は飲み放題を付けずにソフトドリンクだけを頼むと安くなる傾向にあります。

イベントについて

忘年会では毎年、出し物をするところもあるでしょう。そんな忘年会の場合、イベントをしても良いのかについて予約をする時に確認を取りましょう!

そうすると、もしかするとイベントの内容によってはお部屋をそれに合わせたところで予約させてもらえるかもしれません。

その為にも、出席の確認をする時に「イベントをしてもらう人」や「イベントはどんなものなのか」についても聞いておきましょう!

そして、お店側には「照明」や「BGM」も変えたり出来るのかについても予め聞いておくと、イベントをしてもらう方の質問にも答えやすくなって良いかもしれません。

帰りの車について

飲んだ後は帰りの車をどうするのかについても心配になります。「代行」や「タクシー」、会場の「バス」などのフォローをしてもらえるのかについても確認しておいたほうが良いでしょう。

忘年会の予約、最低いつまでにしておきたい?

女性A
忘年会の予約は最低いつまでにしておいたら良いのでしょうか?
クマの子クマ子
では、最低いつまでに予約をしておいたら良いのか書いていきますね。
  • 大人数の場合:1ヶ月前
  • 少人数の場合:3週間前

ただ、大人気店の場合は2ヶ月前でも予約が入っているところがあります。それなので、その場合はもっと前から予約をしている方が良いでしょう。

それに同じ時期に忘年会をしたい方が大勢いらっしゃいます。出遅れないように、早め早めの行動を取るようにして下さい。

クマの子クマ子
実際、私の主人の先輩が忘年会シーズンに2週間前に予約しようとしたら、どこも空いていなかったそうです。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

では、忘年会のお店がいつから予約できるのか?今回のまとめをします。

  • 居酒屋などのカジュアルな会場
    • 大人数:2ヶ月前
    • 少人数:1ヶ月前
  • ホテルなどのフォーマルな会場
    • 2ヶ月前にはおさえておく
  • 人気店を会場にしたい場合
    • 2ヶ月前にはおさえておく(お店の人気度合いにより異なる)
女性A
ありがとうございました。これで、今年の忘年会で幹事があたっても安心です!

私が以前、幹事をした時は1ヶ月前に行いました。某飲食チェーン店なのですが、しゃぶしゃぶのお店で参加人数が大人数になるので、早めに予約をすることにしました。その時は予約は特に問題なく、取ることが出来ました。

クマの子クマ子
もし、どうしても取れなかったという方は「水曜日」や「11月」を狙うのも良いかもしれませんね。

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Byクマの子クマ子

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